はじめに
現代社会において、会議は情報共有や意思決定など、組織運営において重要な役割を果たしてきました。しかし、近年では「会議疲れ」という言葉も生まれ、非効率な会議や目的不明確な会議に対する不満も高まっています。
会議が本当に必要なのかどうか、そしてどのような会議であれば良いのかについて、改めて考えてみましょう。
会議の目的を明確にする
会議を開催する前に、まず「なぜこの会議を開催するのか？」という目的を明確にすることが重要です。目的がなければ、ただ参加者を時間内に集めるだけの無駄な作業になってしまいます。
会議の目的を明確にすることで、以下のようなメリットがあります。
- 必要な参加者を絞り込むことができる
- 必要な資料や議題を準備することができる
- 会議の時間を効率的に使うことができる
- 会議の成果を明確にすることができる
目的が不明確な会議の例
- 毎週月曜日の朝に行う「定例会議」
- 新規プロジェクトの「キックオフ会議」
- 何か問題が発生した際の「緊急会議」
上記のような会議は、目的が明確でない場合が多く、参加者にとっても時間と労力の無駄になりがちです。
よい会議と悪い会議
よい会議と悪い会議には、いくつかの違いがあります。
よい会議
- 目的が明確で、参加者全員が共有している
- 事前に議題が共有されており、参加者は準備をしてきている
- 時間内に結論が出て、具体的なアクションアイテムが決まる
- ファシリテーターが適切に議論を促し、参加者全員が発言しやすい環境を作る
- 会議後に議事録が作成され、参加者に共有される
悪い会議
- 目的が不明確で、参加者全員が理解していない
- 事前に議題が共有されておらず、参加者は何も準備していない
- 時間が無駄に費やされ、結論が出ない
- 一部の参加者だけが発言し、他の参加者は退屈している
- 具体的なアクションアイテムが決まらず、会議後のフォローアップがない
- 議事録が作成されない
よい会議を開催するためのポイント
よい会議を開催するためには、以下の点に注意する必要があります。
- 目的を明確にし、参加者全員に共有する
- 事前に議題を共有し、参加者に準備を促す
- 時間を制限し、議題に沿って議論を進める
- ファシリテーターを設け、議論を円滑に進める
- 参加者全員が発言できる環境を作る
- 具体的なアクションアイテムを決め、会議後のフォローアップを行う
- 議事録を作成し、参加者に共有する
会議の代替手段
近年では、オンライン会議ツールやチャットツールなどの発達により、会議以外の方法で情報共有や意思決定を行うことも可能になっています。
会議を開催する前に、「本当にこの議題は会議で議論する必要があるのか？」 「会議以外の方法で解決できないか？」 と考えることが重要です。
まとめ
会議は、有効活用すれば組織運営に役立つツールですが、使い方を間違えると、非効率なコミュニケーションツールとなってしまいます。
よい会議を開催するためには、目的を明確にする、事前に議題を共有する、時間内に結論を出すなど、いくつかのポイントがあります。
会議を開催する前に、上記のようなポイントを意識し、本当に必要かどうかを判断することが重要です。
その他、参考となる情報
- https://www.mhlw.go.jp/index.html 働き方改革を進めるための情報提供サイト「働き方改革ポータル」
- https://tokyoesque.com/japan-remote-work-coronavirus-telework/ テレワークやリモートワークに関する情報提供サイト
- https://zoom.us/ オンライン会議ツール「Zoom」
- https://slack.com/ チャットツール「Slack」
